Comment optimiser la gestion contractuelle de votre entreprise ?
Chacune de vos relations client ou fournisseur est régie par un contrat, qui contient des informations essentielles sur les conditions encadrant vos prestations. L’accessibilité à l’information, notamment contractuelle, est un enjeu-clé à l’importance croissante au sein des entreprises.
Pourtant, lorsque les flux s’accumulent, naviguer dans ses archives pour retrouver une clause ou modalité peut s’avérer une tâche ardue.
C’est pourquoi l’optimisation de la gestion des contrats de votre entreprise est un levier de stratégie d’entreprise de plus en plus déterminant, à ne pas négliger.
Qu’est-ce que la gestion contractuelle ?
Également appelée “contract management”, la gestion des contrats peut être définie comme le processus de pilotage de vos contrats tout au long de leur cycle de vie.
Le processus de suivi d’un contrat commence dès sa rédaction, en passant par la redoutable épreuve de la négociation, mais ne s’arrête pas à sa signature ! En effet, une fois votre accord contractualisé, votre contrat doit être stocké et chaque étape, chaque échéance et chaque clause prévue au contrat doit être respectée et maîtrisée. L’objectif ? Prévenir votre entreprise des risques juridiques et financiers qu'elle encourt en cas de manquement à ses engagements, tout au long de la vie de votre contrat et même après sa résiliation !
Les 4 conseils d’Angelaw pour une gestion contractuelle efficace
Le temps d’un article, notre équipe se met dans la peau d’un conseiller en gestion contractuelle et vous aide à dresser un rapide audit de la politique de gestion contractuelle de votre entreprise.
Découvrez ci-dessous nos 4 meilleures recommandations pour une gestion contractuelle en toute sérénité :
Regroupez vos contrats dans une solution Saas tout-en-un de gestion de contrats sécurisée
Selon une étude menée par la société d’intelligence marketing Aberdeen, une entreprise perd en moyenne 15% de ses contrats. En effet, les contrats sous forme de feuille volante peuvent être détruits ou disparaître facilement, tout comme les fichiers placés sur le disque dur de vos ordinateurs lorsque ces derniers deviennent obsolètes, sont détruits ou tombent simplement en panne. La perte de ces informations juridiques constitue un danger non négligeable pesant sur la maîtrise de vos risques juridiques.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des contrats dans son entreprise ?
Le conseil d’Angelaw pour améliorer votre gestion contractuelle
Regrouper tous vos contrats dans une solution tout-en-un de gestion de contrats sur le Cloud, qui trie vos données et les extrait sous forme de tableaux de bord. Ainsi, l’ensemble de votre information juridique est accessible au même endroit, vous garantissant une visibilité globale sur les règles régissant vos relations, ainsi qu’une plus grande sécurité. Mais attention, l’espace cloud, pour vous permettre de dormir sur vos deux oreilles, doit répondre à certaines exigences de sécurité !
Gagnez du temps en automatisant et centralisant vos processus contractuels
La rédaction et la négociation de contrats peuvent s’avérer chronophages et laborieuses. Il vous faut avant tout créer vos templates de contrats-type. Lors de chaque nouveau cycle contractuel, vous parcourez l’ensemble du contrat-type adapté pour l’adapter manuellement à la prestation concernée et aux conditions particulières convenues avec votre co-contractant. Vous lui envoyez ensuite une première version de votre document, attendez sa réponse pour ensuite lui renvoyer une troisième version de ce même document en pièce-jointe d’un énième mail…
Le conseil d’Angelaw pour améliorer votre gestion contractuelle
Opter pour une solution logicielle de gestion de contrats vous permet d’automatiser certaines de ces tâches et de gagner en fluidité dans vos échanges.
Faites-vous accompagner juridiquement à moindre coût
L’importance croissante de la gestion des contrats en entreprise a conduit à l’émergence récente d’un nouveau métier : le contract manager. Cependant, en fonction de la taille de votre entreprise, il n’est pas toujours intéressant ou possible financièrement d’embaucher un contract manager, ou même un juriste.
Ne passez à côté d’aucune échéance : l’importance d’une organisation parfaite
Une gestion contractuelle efficace est avant tout une gestion de projet, et ainsi un planning bien maîtrisé. Un contrat à renouvellement automatique non résilié dans les délais prévus contractuellement pourra vous engager contre votre gré pendant quelques années supplémentaires.
Il est donc essentiel d’avoir la main sur toutes les échéances et délais importants de vos contrats. Toutefois, il peut être complexe et laborieux de ne pas perdre le fil des nombreuses dates et étapes à contrôler.
Issue d'un parcours de juriste, Charlotte est aujourd'hui la plume d'Angelaw. Elle explique et vulgarise le monde des legaltech sur les réseaux grâce à ses mots.
La gestion contractuelle désigne le processus consistant à rédiger, négocier, stocker et suivre l’exécution des contrats de son entreprise tout au long de leur cycle de vie afin d’en maîtriser les risques juridiques et financiers.
Il est fortement recommandé d’utiliser une solution Saas tout-en-un de gestion de contrats, vous permettant d’accéder rapidement et facilement à une vision globale de l’information juridique de votre entreprise sur un espace centralisé et sécurisé.
1. Phase précontractuelle : les deux parties rédigent les clauses du contrat et les négocient.2. Phase de contractualisation : les parties se mettent d’accord sur les conditions du contrat et le signent.3. Phase de suivi de l’exécution : suivi des échéances et prévention des risques juridiques et financiers pouvant résulter d’un manquement à une obligation du contrat.
