Comment mettre en place un clausier vraiment exploitable ?

Un clausier est le petit frère inséparable des modèles de contrat. Outil juridique par excellence, il rend service aux juristes qui y voient un gain de temps dans la rédaction des contrats. Mais, ce clausier est aussi un moyen de rendre autonomes les opérationnels dans la contractualisation.

Si vous traitez une certaine volumétrie de contrats et que vous en avez marre de courir après les clauses, ce qui va suivre devrait vous intéresser. Prêt à construire un clausier qui envoie du bois ? Alors, let’s go !

Qu’est-ce qu’un clausier ?

Clausier : définition et avantages

Sans grande surprise, un clausier est un outil qui regroupe les clauses contractuelles que vous allez utiliser lors de la rédaction de vos contrats. Bien sûr, certaines devront être personnalisées en fonction du contexte dans lequel vous évoluez.

Votre “boîte à clauses” a un triple objectif :

• sécuriser votre situation juridique et vos intérêts financiers. La priorité ? Intégrer dans votre contrat les clauses utiles afin que les engagements mutuels, ceux de vos cocontractants et les vôtres, soient encadrés et exécutés dans les meilleures conditions possibles ;
• standardiser les clauses. Cela évite ainsi la rédaction de clauses erronées, fausses ou folkloriques. En réalité, rien ne doit être laissé au hasard. Par ailleurs, vous devez anticiper les éventuelles frictions et prévoir les clauses en conséquence (indemnisation en cas de retard, assurance, propriété intellectuelle, etc.) ;
• gagner du temps. Avoir un modèle de contrat ne suffit pas. Encore faut-il avoir le bon carburant à mettre dedans. Les juristes ont les compétences pour le faire. Quant aux non-juristes (soit la plupart des profils en entreprises), on assiste à un assemblage digne d’Inspecteur Gadget. Bref, c’est chronophage, risqué et peu intéressant.

Mais au fait, c’est quoi une clause ?

Au fait, sauriez-vous définir ce qu’est une clause ? Il s’agit d’une mention écrite qui précise les droits et les obligations de chaque partie dans un contrat.

Nous avons les clauses générales ou communes à tous les contrats comme les obligations des parties ou la durée des contrats. Il existe aussi des clauses plus pointues sur la résiliation du contrat, la confidentialité, la propriété intellectuelle, la responsabilité ou bien encore les clauses de non-concurrence.

Clausier : mode d’emploi

Les 5 étapes indispensables pour un clausier clair et lisible

1- Identifiez les contrats les plus récurrents

Rares sont les contrats qui sortent de l’ordinaire. 95% du temps, ils tournent autour des mêmes préoccupations :

• business avec les contrats de vente ou bien les contrats d’apporteurs d’affaires ;
• RH nécessitant contrats de travail ou contrats freelances ;
• protection de la propriété intellectuelle grâce au NDA.

Selon les secteurs dans lesquels vous évoluez, il en existe sûrement d’autres. À vous de bien définir vos “contrats du quotidien” qui plombent un peu (trop) vos journées.

2- Listez les clauses utiles de façon exhaustive

Cette étape fastidieuse (voire ennuyeuse) est l’une des plus importantes. Ici, vous allez vous situer dans l’un des deux cas de figure suivant :

• le droit ne vous rebute pas (car vous êtes juriste) et vous avez des modèles de contrats dont vous êtes certains. Il suffit d’aller à la pêche aux clauses et de les sauvegarder dans un fichier à part pour pouvoir les réutiliser quand bon vous semble ;
• le droit est votre bête noire et votre organisation contractuelle s’effectue au doigt mouillé. Nous sommes désolés de vous le dire, mais vous allez devoir faire abstraction de vos contrats mal rédigés et repartir de zéro. Soit vous faites appel à un avocat, soit vous utilisez Angelaw !

3- Rédigez chacune des clauses

Chaque clause doit être rédigée de façon claire et limpide. Le plus important est que votre interlocuteur comprenne les termes du contrat et que vous soyez en mesure d’expliquer avec facilité la portée d’une clause.

Par conséquent, assurez-vous que :

• les clauses défendent bien vos intérêts et qu’elles soient adaptées à votre situation. Si vous vendez en BtoB, nul besoin d’insérer des clauses relatives au droit de la consommation ;
• les clauses soient juridiquement valables. Sont, par exemple, interdites les clauses abusives, c’est-à-dire celles qui créent un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties ;
• les clauses “polémiques” aient des versions plus consensuelles. On entend ici par polémique, la clause qui va ouvrir un débat, une discussion ou nourrir un désaccord lors de la négociation avec la partie cocontractante.

4- Formalisez un clausier par type de contrat

Quel est le point commun entre un CDI et un contrat de vente ? Réponse : aucun. Ainsi, prévoyez un clausier par modèle de contrat, cela évitera à vos équipes de rechercher THE clause parmi les centaines existantes.

Par ailleurs, un type de contrat correspond à une fonction au sein de l’entreprise. L’idée est donc de mettre entre les mains de chaque opérationnel le bon contrat avec les clauses adéquates (ne lui compliquez surtout pas la tâche !).

5- Impliquez vos équipes

Le clausier, au même titre que les modèles de contrat, est un moyen formidable pour autonomiser les équipes et insuffler une culture juridique au sein de l’entreprise.

Mais, tout outil demande une implication de la part de vos collaborateurs et le clausier n’échappe pas à la règle. Pour atteindre votre but, mettez en avant les avantages de ce dernier : gain de temps, moins de charge mentale, allégement du travail administratif !

Une fois que vous avez leur attention ? Formez-les. Expliquez-leur quelles sont les clauses incontournables, celles qui sont favorables au projet et celles sur lesquelles les négociations peuvent se jouer.

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Clausier : les pièges à éviter

1- Ne pas mettre à jour le clausier

Comme les yaourts, le clausier a une date de péremption. On exagère un peu, mais le clausier va vieillir au gré de la réglementation, de la jurisprudence, des nouvelles pratiques et de vos besoins. À vous de lui donner un coup de jeune au bon moment.

A défaut ? Vous risquez d’utiliser des clauses qui vous fragilisent. La seule solution ? Mettre en place une veille active en suivant les actualités des sites du service public, en faisant appel à votre avocat ou en confiant le bébé à Angelaw !

2- Ne pas adapter les clauses à chaque situation

Ce risque sera largement diminué si vous prévoyez un clausier par type de contrat. Si tel n’est pas le cas, les clauses seront surtout inadaptées aux circonstances et peu exploitables en cas de litige.

L’autre écueil à bannir : la clause trop généraliste qui laisse la porte ouverte à l’interprétation. En somme, la précision est mère de toutes les vertus, surtout lorsque les relations contractuelles s’emballent et que les tensions arrivent.

3- Négliger la clarté des clauses

Si votre clausier comporte des clauses incompréhensibles, vous pouvez être sûr que :

• elles ne seront pas utilisées par les opérationnels qui n’ont aucune envie que l’autre partie leur demande une explication ;
• elles créeront de la confusion dans la tête de vos cocontractants qui auront l’impression que vous essayez de leur cacher quelque chose.

Ne pensez pas que les formules alambiquées sont la norme. Chez Angelaw, nous prônons le langage juridique clair et nous sommes de grands adeptes de la célèbre formule de Nico*, “ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément.”

*Nicolas Boileau

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