Gestion des contrats : mode d’emploi

Si la gestion des contrats était un légume, elle serait la patate chaude dont les collaborateurs essaient de se débarrasser. Les start-up et les PME considèrent le sujet comme une charge supplémentaire de travail. Après tout, qui a vraiment envie de manager et d’optimiser ses contrats ?

Afin de vous faire changer d’avis, Angelaw s’est donné pour mission de vous convertir à la gestion des contrats. Nous faisons donc appel à toute votre clairvoyance pour comprendre cette matière, ses enjeux et les actions à mettre en place pour réussir son implémentation au sein de votre entreprise.

La gestion des contrats : de quoi parle-t-on au juste ?

La gestion des contrats, appelée aussi contract management, est un concept assez simple à expliquer. Il s’agit du processus permettant de gérer un contrat de A à Z : création, négociation, signature, exécution et archivage.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) exige de respecter l’ordre évoqué précédemment pour bénéficier d’une meilleure productivité juridique et d’une visibilité sur les transactions en cours.

Le succès de sa mise en place dépendra de votre capacité à standardiser les documents contractuels, fluidifier les process et convaincre l’ensemble des collaborateurs d’y participer.

Les 3 avantages d’une gestion des contrats performante

Un gain de temps dans votre quotidien

Vous endurez une liste de tâches ingrates parmi lesquelles la chasse aux modèles contractuels ou les copiés-collés d’un document source non à jour.

Pour éviter cela, prévoyez des templates de contrats standardisés que vous pourrez exploiter à l’infini. Faites appel à un avocat pour les contrats les plus complexes et utilisez un logiciel comme Angelaw pour vos contrats de tous les jours !

Et, bien entendu, suivez scrupuleusement les étapes la logique du CLM. À défaut, vous risquez d’en subir les conséquences. Exemples : formaliser 3 avenants en un mois, car la négociation a été bâclée ou bien encore exécuter une obligation et se rendre compte qu’elle n’était pas prévue initialement.

Un cadrage rassurant de vos engagements

Combien d’entreprises marchent à la confiance ou signent un contrat sur un bout de table sans penser aux conséquences ? Même lorsque les enjeux sont importants, les gestes essentiels sont oubliés : description exacte des obligations, délais d’exécution et de paiement, pénalités, NDA, etc.

Par ailleurs, la gestion des contrats étant considérée comme un exercice sans saveur, le travail de fond est souvent négligé. Les études démontrent même que 26% des contrats sont sous-performants en moyenne par rapport à leurs objectifs.*

La bonne idée ? Construire un clausier adapté à votre situation et proposer systématiquement les clauses qui défendent vos intérêts.

Une mine de données à explorer

Les contrats reflètent l’activité de votre entreprise : ventes, achats, RH, partenariats, marketing, etc. Par conséquent, les données contractuelles représentent une partie de la santé financière et opérationnelle de votre entreprise.

Alors qu’il existe beaucoup d’indicateurs pour votre performance (CA, marge, parts de marché, etc.), pourquoi les données contractuelles n’apparaissent pas dans cette liste ? Il serait stratégique de relier ces dernières à vos statistiques habituelles pour développer la performance de votre entreprise :

• le succès d’un projet et le respect des délais ;
• le chiffre d’affaires et les moyens engagés ;
• les économies réalisées et les non-renouvellements de contrats ;
• les leviers commerciaux et marketing et le nombre de contrats signés ;
• le délai entre signature et exécution.

Gestion des contrats : les 5 étapes incontournables

La gestion des contrats ne s’improvise pas. Néanmoins, nul besoin de réinventer la roue, et ce, pour deux raisons :

• la gestion des contrats ne ressemble ni plus, ni moins à un projet comme un autre. Il faut identifier les parties prenantes (le cocontractant, les personnes en interne qui doivent valider les éléments opérationnels et financiers, le cas échéant les personnes extérieures à solliciter tels les banques, les assureurs, etc.), les rôles de chacun d’entre eux et la visibilité globale sur le process ;
• la gestion des contrats est très balisée et comprend cinq étapes cruciales à respecter. L’ordre à suivre est immuable. Vous souhaitez contourner la logique qui a été établie depuis la nuit des temps ? Vous risquez juste de perdre en performance juridique.

Etape 1/ La création du contrat

La création de contrat est la première brique sur laquelle repose tous les accords. L’enjeu est donc de taille ! Mais, l’erreur la plus courante est de croire que le contrat se suffit à lui même.

Au-delà des informations opérationnelles (étendue des obligations, le prix, les délais) à saisir, vous devez surtout insérer les bonnes clauses contractuelles qui vont :

• protéger vos intérêts juridiques comme les délais, les garanties (comme les assurances) ou tout autre demande qui semble pertinente ;
• être adaptées à votre situation et à votre secteur. Donc, oubliez la duplication du contrat BtoC qui vend des stylos alors que vous évoluez en BtoB pour du matériel agricole.

Etape 2/ La négociation de contrat

Une fois votre projet de contrat édité, le plus dur vous attend, à savoir convaincre votre partenaire d’accepter vos revendications. Ici, deux cas de figure possibles :

• l’autre partie a un niveau juridique égal à 0. Il signe sans broncher puisqu’il marche “à la confiance”. Même si votre objectif n’est pas de dominer la situation, il n’en reste pas moins que vous avez une longueur d’avance en cas de problème ;
• l’autre partie se sent concernée par la question des contrats et là, un match de ping-pong va s’engager. Votre interlocuteur va proposer d’autres clauses, corriger les vôtres, les supprimer ou vous demander des explications. Le risque ? Des échanges dignes d’une mêlée de rugby lorsque tout le monde veut y mettre son grain de sel : le commercial, les finances, le juriste s’il y en a un, le directeur général, etc.

Etape 3/ La signature du contrat

Ouf, vous êtes parvenus à trouver un accord. Bravo ! Si vous pensiez être sorti d’affaire, ce n’est pas complètement le cas.

Pour que le contrat ait force exécutoire, la signature du contrat s’impose. Or, il arrive que ce stade ne soit pas si évident :

• lorsqu’il y a plusieurs strates de validations, tous les N+1 jusqu’au N+261 doivent donner leur aval. Cela peut donc prendre un certain temps, de quelques jours à quelques semaines ;
• lorsque les modalités sont encore “à l’ancienne”, rajoutez bien quinze jours à votre calendrier : fixation d’un rendez-vous physique pour la signature ou échanges par courriers recommandés. Bref, autant de méthodes sur lesquelles tout être humain procrastine. On a qu’une chose à dire : vive la signature électronique !

Etape 4/ L’exécution et le suivi du contrat

Une fois le contrat signé, vous devez extraire les éléments essentiels du contrat et surveiller l’exécution des obligations, y compris les vôtres, les dates butoirs, les périodes de versement, reconductions ou renouvellements, etc.

Cette étape est pénible, chronophage et paradoxalement si bénéfique. La plupart des entreprises négligent le suivi. Pourtant, une mauvaise gestion des contrats correspond à une perte de 9% de revenus en moyenne.

Enfin, nous ne pouvons pas parler du suivi sans évoquer le stockage des contrats dans un espace sécurisé pour éviter les risques cyber et les vols de vos données contractuelles.

Etape 5/ La fin du contrat ou le renouvellement

Toute bonne chose a une fin ! Dans l’ensemble, les projets aboutissent avec plus ou moins de succès. Quoi qu’il en soit, un contrat n’a pas vocation à durer pour l’éternité. En somme, un archivage s’impose : gardez les contrats dans un espace de stockage conformément aux durées préconisées par la loi.

Si les relations se sont bien passées et qu’un nouveau projet similaire apparait, vous allez être récompensé. Le contrat peut alors se renouveler. Vous pouvez tout à fait accélérer les deux premières étapes et prévoir un renouvellement de contrat dans des conditions équivalentes (cela ne vous empêche pas de jeter un coup d’oeil, la confiance n’exclut pas de prendre quelques précautions).

Gestion des contrats : les pièges à éviter

Isoler la gestion des contrats du reste de l’entreprise

La gestion des contrats n’est pas un domaine “réservé” au juriste de l’entreprise ou à la personne à qui incombe cette mission. Pour réussir, tous les services doivent y mettre du leur.

Voici les différentes pistes qui s’offrent à vous pour instaurer une gestion de contrats à la hauteur de vos attentes :

• Tester votre talent sur un petit périmètre. Par exemple, travaillez en priorité avec les équipes en souffrance avec leurs contrats. Ainsi, l’équipe marketing qui signe à la volée des NDA (accord de non-divulgation) et des contrats avec les freelances verra d’un bon oeil une organisation qui va la soulager de ces tâches. Si tout se passe bien, à vous d’étendre la méthodologie à plus grande échelle.
• Obtenir l’appui de la direction est essentiel. Gain de temps, visibilité sur les chiffres, meilleure rentabilité, autant d’arguments sur lesquels insister pour convaincre le big boss et les collaborateurs. Pour séduire tout le monde, armez-vous de votre plus beau sourire contractuel pour rallier les troupes à votre cause !

Ne pas adopter un outil adapté à vos besoins

Si vous traitez plus de 10 contrats par mois, la question contractuelle devient prioritaire. Par conséquent, le bricolage avec la suite Google et consorts (Word et Excel pour ne pas les citer) n’est pas conseillé.

À la place, optez pour un outil de gestion de contrats. Mais, ne succombez pas au premier vendeur charmant venu. La bonne méthode ?

• Auditez vos besoins réels : est-ce la rapidité de la signature électronique ou l’archivage des contrats qui vous séduisent ? Ou plutôt les modèles de contrats et les clauses ? En somme, n’adoptez pas un outil avec trop de fonctionnalités avancées, cela serait peu bénéfique, voire contre-productif.
• Comparez les outils : il y a Angelaw bien sûr. Pour être honnête, il est important de tester ceux qui semblent correspondre à vos demandes et à celles de vos équipes (car à terme, l’idée est quand même que chacun mette la main à la pâte non ?).

Gestion des contrats : les fonctionnalités incontournables

Si vous nous avez lu jusqu’à présent sans vous endormir, il se peut que nous ayons réussi à vous convaincre de la pertinence de vous doter d’un logiciel de gestion de contrats. Mais, la jungle des SAAS fait rage et le jargon du “milieu” ne vous aide pas à y avoir clair.

Pour vous faciliter la tâche, voici les meilleures fonctionnalités d’Angelaw pour dompter les contrats de votre entreprise.

Des modèles de contrats à jour

Un outil de gestion des contrats digne de ce nom aura une bibliothèque de contrats à votre disposition. Ceux-ci doivent évoluer en fonction des différentes réformes législatives, réglementaires ou jurisprudentielles.

NDA, contrats de ventes, contrats de prestations de services, contrats d’apporteurs d’affaires, contrats de travail, etc. Tous ces templates, gratuits chez Angelaw, vous aideront dans votre quotidien et vous pourrez les utiliser les yeux fermés !

Un clausier et une vérification par l’IA des clauses à insérer

Un template de contrat à jour ? C’est la base. Mais, pour sécuriser votre situation, quoi de mieux que de rédiger des clauses qui vous protègent. Certes, vous n’êtes pas forcément juriste et même si vous l’êtes, leur rédaction est souvent longue.

Ne vous en faites pas ! Notre clausier est source d’inspiration (assurance, résiliation anticipée, réclamation entre les parties, propriété intellectuelle, confidentialité, etc.). Par ailleurs, notre IA dépiste les clauses sensibles, les coquilles et autres loupés de vos contrats et vous suggère des contrepropositions appropriées.

Un espace de négociation

Parce que l’envoi de mails avec des projets de contrats en pièce-jointe portant le nom de V1, V2-1, V458-23 n’est plus acceptable, l’espace de négociation est la clé pour prendre soin de votre santé mentale et et négocier en toute confiance.

Une interface commune pour toutes les parties ? C’est la possibilité d’avoir une vision instantanée sur les modifications, les ajouts, les exigences de tout un chacun.

Une signature électronique en 2 clics

Sans doute l’utilisez-vous déjà : vous téléchargez votre document, vous le chargez sur la solution de signature électronique choisie et vous le téléchargez à nouveau sur votre bureau.

Néanmoins, l’idéal est d’avoir tout au même endroit. Une fois la négociation terminée, vous pouvez procéder à la signature juste en cliquant sur un bouton. Lorsque les deux parties ont validé le document, celui-ci s’archive automatiquement dans un espace de stockage dédié.

Un stockage sécurisé des contrats signés

Vos contrats contiennent des informations confidentielles et essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Un rangement automatique dans une contrathèque est la clé pour protéger vos données contractuelles.

Notre logiciel préserve vos documents et contrôle l'accès aux personnes autorisées seulement, assurant ainsi leur sécurité. Surtout, nous sommes très à cheval sur les risques cyber : la sécurisation des données fait partie de notre ADN (sans compter que l’hébergement est français, cela va de soi).

Une interface de suivi et d’analyse

Si vous souhaitez devenir ceinture noire de la performance contractuelle, cette fonctionnalité est fondamentale. Un bon outil de gestion extrait automatiquement les données à suivre.

Ici, Angelaw va plus loin. Comme tout ange contractuel qui se respecte, il est là pour soulager votre charge mentale. Rappels, échéances ou préavis : vous recevez une alerte pour ne pas passer à côté de l’essentiel.

Conclusion : nous espérons que ce guide vous apportera les clés du paradis contractuel. Si vous souhaitez aller au bout de votre quête, Angelaw se tient à votre disposition pour une démonstration dont vous risquez de vous souvenir !

*selon WorldCC

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