Comment mettre en place une gestion des contrats efficace ?

La gestion des contrats est une activité complexe, chronophage, qui rebute de nombreux CEO, Dirigeants et autres responsables d'activité (RAF, DAF, etc.). En effet, au sein des Startups, TPE et PME ne disposant pas de juriste et encore moins d'équipe juridique, les contrats, une fois signés, sont souvent archivés dans un drive, dans une boîte mail, et parfois même imprimés et rangés dans un classeur ou tiroir.

Cette gestion manuelle du dernier tiers du cycle de vie des contrats (l'après-signature) pose fréquemment des difficultés, que ce soit en matière de centralisation des contrats (retrouver ses contrats peut parfois ressembler à une activité de spéléologie), de suivi des échéances (qui n'a jamais manqué une deadline et s'est retrouvé engagé une année de plus ?) ou encore de partage des clauses et informations essentielles (les fameux 5W : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? Interrogations auxquelles on pourrait aussi ajouter Comment ? et Combien ? qui sont des questions clés dans la rédaction, compréhension et analyse d'un contrat).

Une gestion des contrats efficace et adaptée aux moyens et ressources dont disposent les petites entreprises implique ainsi d'adopter un minimum de méthodologie et d'observer quelques bonnes pratiques que nous proposons d'aborder au travers des trois points ci-dessous. Mais avant cela, si vous vous demandez encore pourquoi la gestion des contrats est essentielle en entreprise, commencez par lire notre article dédié.

A. Une bonne gestion des contrats débute par la centralisation de tous vos contrats

Existe-il une activité plus irritante, pénible et dénuée de valeur ajoutée que de chercher pendant de longues minutes un contrat dans des archives emails, parmi les contrats papier, un google drive partagé ou encore sur son disque dur local sans parvenir à le retrouver ? Pour éviter ce sentiment de gestion inefficace et rendre facilement accessibles - aux bonnes personnes - tous les contrats de votre entreprise, il est indispensable de commencer par les regrouper en un seul et même endroit !

En effet, si les entreprises accordent du temps et de l'énergie à la rédaction d'un contrat, à la négociation des contrats, ainsi qu'à leur processus de signature (notamment grâce à la signature électronique), bon nombre de startups, TPE et PME négligent les dernières étapes du processus de gestion du cycle de vie d'un contrat, à savoir leur centralisation dans un espace unique, dédié et idéalement sécurisé.

Pour cela, contrats existants comme nouveaux contrats doivent être numérisés (le pdf est recommandé) afin d'être téléchargés sur un même espace sécurisé. Cette première étape est d'autant plus importante (et fastidieuse) si vous disposez déjà de nombreux contrats. Toutefois, cette activité produit une grande satisfaction une fois terminée car vous serez alors en mesure de retrouver tous vos contrats : NDA, contrats de travail (CDI, CDD, alternance ou apprentissage), accords de partenariats et autres contrats commerciaux en quelques clics.

B. L'identification et le partage d'informations clés comme premiers axes d'amélioration de la gestion de contrat

Maintenant que vous avez stockés ces contrats en un seul et même endroit, la prochaine étape à réaliser pour une gestion des contrats efficace consiste à déterminer, parmi tous les documents et modèles de contrats qui ont été et qui seront téléchargés dans votre base de données, les informations qui, au regard de votre activité et de vos enjeux, peuvent être considérées comme essentielles. La seconde étape consiste ainsi à déterminer, parmi les termes du contrat, les clauses, les signataires, modèles de contrat, et autres informations, celles que vous souhaitez facilement retrouver et partager.

Chez Angelaw, nous avons analysé les meilleures pratiques de nos clients et recommandons de commencer par identifier, pour chaque contrat, les informations relatives aux :

• types de contrats (NDA, contrat fournisseur, contrat client, contrat de travail, etc.),
• dates d'échéance (reconduction automatique, renouvellement, préavis, etc.),
• identité des cocontractants (souvent les deux parties ou plus à un contrat).

Ces trois catégories d'information sont en effet communes à bon nombre de vos contrats et pourront constituer une bonne base de départ pour identifier les domaines et éléments spécifiques à votre activité. Ces premières informations clés, une fois identifiées, doivent ensuite - pour assurer la bonne gestion de vos contrats - être partagées entre les membres de l'équipe. En effet, l'accès à ces information est important pour les différents utilisateurs, même au sein de petites équipes qui n'ont plus besoin de se questionner sur l'identification de qui gère les contrats dans une entreprise ? L'accès à tout élément contractuel permet à vos collaborateurs, en un coup d'oeil, de pouvoir accéder aux documents et informations clés très rapidement, à tout moment, sans avoir besoin de demander à une pléiade d'interlocuteurs ni de passer des heures à trouver une information contractuelle fiable et à jour.

C. L'analyse du cycle de vie, des engagements et enjeux contractuels

Enfin, la dernière étape pour la mise en place d'un premier système de gestion des contrats en entreprise consiste à répertorier les principaux risques, les obligations et engagements contractuels pris avec les clients et les fournisseurs, et plus généralement toutes autres parties prenantes de l'entreprise. A titre d'illustration, il conviendra  pour les NDA, de connaître la durée et le périmètre de l'engagement de confidentialité. Pour les baux commerciaux, il s'agira de s'assurer de la durée, des modalités de résiliation et reconduction, du loyer ou encore du dépôt de garantie. La première activité de cette étape (et la plus stratégique) est donc de définir, par type de contrat, les critères, éléments et informations que vous souhaitez collecter et conserver dans votre mémo ou récapitulatif du contrat.

Une fois ce premier travail effectué, s'en suivra une activité d'analyse des contrats et des documents signés par l'entreprise. Ce second volet est, il est vrai, susceptible de prendre un certain temps (surtout lorsque la volumétrie de contrats est importante), mais demeure néanmoins essentiel car il permet de constituer une solide base de connaissance générale des engagements contractuels pris par la société, et ainsi de permettre une gestion efficace des actifs de l'entreprise en visualisant à posteriori et rapidement les informations pertinentes qui permettent d'améliorer l'exécution du contrat et de prendre les bonnes décisions, au bon moment.

Une fois ce travail réalisé et le processus un minimum standardisé, la gestion des documents et des nouveaux contrats n'aura plus qu'à suivre les flux de travail déterminés au préalable.

Conclusion : et si vous optiez pour un logiciel de gestion de contrat ?

Nous l'avons vu dans cet article, centralisation, suivi et partage permettent de capitaliser sur les efforts réalisés pour parvenir à la signature du contrat. Toutefois, il ne vous aura pas échappé que ces trois actions requièrent de consacrer un minimum de temps (surtout au démarrage) afin de d'optimiser sa gestion des contrats.

Ainsi, un logiciel de gestion des contrats peut vous seconder si vous ne disposez pas du temps, de la volonté voire même du socle de connaissances juridiques nécessaires à la mise en place de ces premières actions de gestion des contrats.

En effet, un logiciel de gestion de contrats ne se contente pas que de vous aider à la création d'un contrat. Ce type de logiciel permet également de gérer tous les processus liés à la vie de vos contrats, et plus particulièrement tout le cycle de vie du contrat, qu'il s'agisse de rédiger des contrats (à partir de templates ou non), du processus de négociation, de la signature des contrats, ou encore de la centralisation de l'ensemble de vos contrats et analyse pour améliorer la gestion des risques.

Ce type de solution (également appelée CLM pour contract lifecycle management) permet ainsi de maximiser les performances, d'automatiser les flux de travail, y compris les premières étapes de la gestion des contrats que nous venons d'aborder ci-dessus.

Le choix d'un logiciel de gestion de contrats tel qu'Angelaw vous permettra ainsi :

• de centraliser et de gérer vos contrats sur un espace sécurisée et hébergé en France ;
• d'identifier automatiquement des informations clés telles que le nom de vos cocontractants, les types de contrats, les dates d'échéance et de renouvellement ;
• et d'analyser automatiquement le contenu de vos contrats pour mettre en évidence les principaux points d'attention.

Les logiciels de gestion des contrats permettent ainsi une gestion efficace, simple et adaptée, y compris aux entreprises ne disposant pas de ressources juridiques dédiées, au travers d'une plateforme unique sur laquelle les utilisateurs peuvent, en fonction des rôles et pouvoirs dont ils disposent, automatiser les processus de gestion des contrats, partager les contrats, mais également les informations clés entre collaborateurs, directions et entre les services (direction générale, commerciale ou encore financière) pour que toutes les parties prenantes disposent des bonnes informations, au bon moment. 

Pour en savoir plus sur Angelaw et sur la façon dont vous pourriez gérer plus efficacement et plus rapidement vos contrats, n'hésitez pas à nous contacter.

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