Devenez un King (ou une Queen) de la gestion de contrat

Les logiciels de gestion de contrats utilisent un jargon qui fait fuir le non-juriste que vous êtes. Entre le lifecycle management, les workflows d’approbation, clausiers techniques et autres joyeuseries contractuelles, il y a de quoi décourager les plus téméraires d’entre vous.

Bon, on ne va pas vous mentir. Le contrat, c’est comme le dîner chez les beaux-parents : c’est contraignant d’y aller tous les dimanches, mais c’est tout bonnement indispensable pour le salut de votre mariage.

Pourtant à y regarder de plus près, le contrat n’est pas votre ennemi. Au contraire. Le problème, c’est qu’il a tendance à le devenir s’il est mal rédigé et si vous n’en comprenez pas les rouages les plus intimes.

Pour remédier à cela, nous vous proposons un cours de rattrapage afin de dédiaboliser le sujet. Alors, qu’est-ce que la génération de contrats ? Comment s’y prendre ? En quoi ce document peut vous aider dans votre business ?

Génération de contrat : tout le monde y passe !

Vous l’oubliez souvent : dans la vie de l’entreprise, tout est contractuel. Autrement dit, l’ensemble des actions mises en place avec d’autres parties sont bel et bien des contrats :

• la location de votre premier espace de coworking ou de vos premiers bureaux est un contrat d’hébergement (ou même un bail commercial) ;
• le premier salarié à vous rejoindre signe un contrat de travail ;
• les ventes à vos clients sont des contrats commerciaux ;
• les achats à vos fournisseurs sont des contrats fournisseurs ;
• les commandes à vos freelances sont des contrats prestataires.

Malheureusement, vous marchez un peu trop souvent “à la confiance” ou au “contrat copié-collé” et vous comptez sur votre bonne étoile pour que l’autre partie honore de bonne foi son engagement. Dans 95% des cas, “tout se passe bien” s’exclament les allergiques au droit. Oui, c’est vrai, mais, qu’en est-il des 5% restants ?

Soyons clairs, chez Angelaw nous ne sommes pas là pour traiter ces “5% restants” mais plutôt pour vous éviter la perte de temps que vous subissez : ne pas organiser ses contrats peut vite devenir une charge mentale pour tous les opérationnels (ou celui qui s’en occupe, à savoir l’office manager, COO, CFO ou le CEO lui-même).

Génération de contrat : tout est question d’organisation

1000 excuses pour ce qui va suivre. Mais, nous allons vous expliquer ce qu’est le “contract life cycle management” (ou CLM), en des termes moins barbares : “la gestion du cycle de vie d’un contrat”. Car devenir un cador de la gestion de contrat sans comprendre les différentes étapes du CLM, c’est comme vouloir devenir boulanger sans comprendre la différence entre levure et farine. CQFD. 😅

Il existe 5 étapes incontournables pour être au top du top :

1. la gestion des modèles et des clauses ;
2. la création de votre contrat ;
3. la négociation de votre contrat ;
4. la signature électronique de votre contrat ;
5. l’exécution et le suivi de vos contrats.

Des modèles de contrats “bien fait une fois et vite fait les prochaines fois”

Parlons de de l’étape 1, la base de la base.

Alors que vous tapez frénétiquement dans la barre de recherche Google “modèle de contrat XXX”, votre ami François lui-même CEO d’une start-up vous propose de vous transmettre la copie du contrat qu’il a lui-même récupéré de sa tatie, secrétaire générale d’une PME (situation vue, revue et trop souvent entendue).

On doit vous dire la vérité : vous perdez énormément temps à “bricoler” et accumuler de la charge mentale pour une efficacité juridique proche du néant.

Les deux solutions qui s’offrent à vous ?

• La classique. Identifier les contrats que vous utilisez le plus et faire appel à un avocat qui rédigera des modèles que vous pourrez réutiliser. Efficace, coûteux, peu scalable.
• La plus innovante. Bien sûr, nous parlons d’Angelaw qui vous propose des templates d’experts à utiliser comme bon vous semble : CDI, CDD, contrats commerciaux, freelances, CGV et NDA (et ce n’est pas fini ! 🚀).

Sans vouloir prêcher pour notre paroisse (après tout, l’avocat est aussi une option), définir une “ossature” contractuelle sur laquelle vous pouvez vous appuyer et capitaliser via des variables dynamiques qui s’auto-remplissent est non seulement rassurant, mais un réel gain de temps (et d’argent). Alors, un petit investissement de départ pour une exploitation à l’infini, ça vaut le coup non ?

La bonne clause juridique au bon endroit

La seconde étape, à savoir “la création de votre contrat” nécessite un peu de rigueur car il s’agit de personnaliser votre contrat type pour l’adapter au contexte et aux spécificités de votre entreprise à la situation particulière que vous souhaitez encadrer juridiquement.

Il faut donc que vous insériez les bonnes clauses. Ah ! Mais, comment faire lorsque vous n’êtes pas juriste ? Pas de secret non plus ici : vous devez avoir sous la main tout un panel de clauses adaptées (que nous appelons clausier dans le jargon).

Angelaw en a rédigé beaucoup, dans un langage simple et intelligible (si si c’est possible). La bonne nouvelle, c’est que nous couvrons la plupart des situations que vous allez rencontrer : à vous de piocher celles qui vous seront favorables.

“Qui fait quoi” ou la gestion des parties prenantes

Nous regrouperons ici l’étape 3 “négociation du contrat” et l’étape 4 “signature” parce qu’elles comportent exactement la même problématique : la traçabilité des échanges entre plusieurs parties prenantes.

• La négociation des contrats nécessite l’intervention de plusieurs parties : vous et votre (vos) cocontractant(s). Néanmoins, vous pouvez très bien être plusieurs cocontractants, chacun demandant souvent l’avis et la validation d’autres collaborateurs en interne. Par expérience, nous savons que l’exercice est difficile : les mails à foison, les V1, V2, V3,…V12, les retours avec les copies à tout le monde, etc. A notre connaissance, sans outil spécialisé, ce process est tout simplement cauchemardesque.
• La signature quand à elle est moins complexe en théorie. Sauf que nous avons identifié deux écueils. Soit le contrat part via un courrier et la signature manuscrite peut prendre plusieurs semaines. Soit le contrat finit dans une PJ et ne sera jamais signée, ce qui est problématique puisque le droit français attache une grande importance à la signature.

Selon nous, voici 3 tops priorités pour régler ce manque de traçabilité :

• la possibilité de gérer toutes les parties prenantes et d’assigner des tâches de vérification à vos collaborateurs internes ;
• la vision globale de qui fait quoi (ou qui n’a pas fait quoi) pour pouvoir relancer la personne concernée (vs/ retour par mail avec copie à 6 personnes qui n’en peuvent plus de la vie d’être dans la boucle) ;
• la signature électronique pour signer l’accord instantanément ! Et arrêter avec les feuilles qui se perdent et/ou qui ne se retrouvent pas.

Génération de contrat : une aubaine pour exploiter ses données

On vous voit faire ! Pour ceux qui sont encore à l’ancienne, il existe sans doute une pochette cartonnée réservée au rangement (en vrac) de vos contrats signés. Pour ceux qui sont plus digitaux, ces derniers doivent se balader en pièce jointe dans un mail ou être perdu dans un dossier au titre flatteur de “divers administratif”.

Sommes-nous loin de la vérité ? Nous supposons que non, et c’est bien dommageable à plusieurs égards : la perte des documents contractuels et l’absence de data exploitable.

Parlons ensemble de l’étape 5 “l’exécution et le suivi des contrats”. Comment faire concrètement pour y arriver ?

Classer les contrats dans un espace sécurisé et partagé

Tout d’abord, il est impératif de classer vos contrats dans un espace sécurisé. Il peut s’agir d’un placard dédié fermé à clé ou bien d’un espace sécurisé pour éviter toute attaque. Vous l’oubliez trop souvent mais, les données contractuelles (nom de vos clients, montant des deals, etc.) reflètent la vie économique de votre entreprise : dépenses, gains, engagements. Imaginez un peu la catastrophe si elles venaient à être volées (69% des cyberattaques concernent les entreprises).

Enfin, il existe une raison ultra-pratique à ce classement : arrêter de fouiller des heures partout lorsque vous avez besoin d’une information. Généralement, dès qu’on commence à rechercher un contrat, c’est qu’il y a des micro-tensions qui pointent leur nez sur l’exécution du contrat. Quelle frustration alors de ne pas mettre la main sur l’engagement signé ! Ne nous dites pas que cela ne vous est jamais arrivé (parce que nous oui, et on est bien content d’utiliser notre propre outil).

Avoir une vision business de ses données contractuelles (oui, oui, c’est possible)

Si vous avez réussi à tenir le coup jusqu’ici, bravo ! Le suivi des contrats implique un niveau de conscience juridique et business assez élevé. Vous êtes en quelque sorte ceinture noire de la gestion contractuelle (ce qui est très louable pour un non-juriste).

Avoir une vision à 360° des contrats, c’est une vraie aubaine pour :

• repérer les cocontractants qui ne sont pas à la hauteur et les relancer, voire changer de partenaires lorsque vous en aurez la possibilité ;
• résilier au bon moment les contrats qui ne vous servent plus, et économiser les renouvellements incessants ;
• savoir où en sont votre CA et votre activité. L’idée est donc de corréler finances et juridiques pour améliorer l’organisation de l’entreprise ;
• d’être à jour de vos obligations et identifier les points bloquants ;
• connaître les pics d’activités et renforcer vos équipes le cas échéant.

La seule solution qui s’offre à vous ? Extraire les données et les suivre sur un fichier excel. Ou utiliser Angelaw qui publie des rapports mensuels en quelques clics !