Quelles solutions pour l’automatisation des documents juridiques en entreprise ?

À l’ère du numérique, la digitalisation, l’IA, l’automatisation… sont sur toutes les langues. Tout le monde en parle, mais il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver parmi la pluralité des termes employés. Que recouvre exactement le concept d’automatisation, en quoi l’automatisation de vos documents juridiques est-il un enjeu clé pour le développement de votre entreprise, et quels sont, en pratique, les moyens à votre portée pour en bénéficier ?

Qu’est-ce que l’automatisation des documents juridiques ? 

L’équipe d’Angelaw clarifie pour vous les contours et les avantages de l’automatisation appliquée aux documents juridiques de votre entreprise.

Automatisation des documents juridiques, késako ?

Dématérialisation, numérisation, digitalisation, standardisation, intelligence artificielle, automatisation… Comment s’y retrouver parmi la longue liste de termes employés dans le monde des affaires 3.0 ?

L’équipe Angelaw décrypte ces termes dans le contexte de la gestion de documents juridiques.

Première étape dans la modernisation de la gestion des documents juridiques, la digitalisation consiste à numériser (ou dématérialiser) vos documents papier pour les gérer sur un espace en ligne. Si vous utilisez un simple espace de rangement de documents sous forme de dossiers sur le Cloud, par exemple, vous gérez déjà digitalement vos contrats. Cependant, pour regrouper et visualiser les informations juridiques issues de ces documents, vous devrez parcourir vos documents pour les saisir manuellement une par une.

Si vous utilisez un logiciel intégrant des mécanismes d’automatisation, en revanche, des processus intelligents réalisent pour vous certaines tâches répétitives et chronophages. Par exemple : la saisie de données, l’extraction de données, les classements de documents, les relances, la création de plannings… 

Pour ce faire, ces mécanismes utilisent plusieurs technologies variées :

• l’OCR consiste à transformer un document numérisé sous forme d’image en un document dont le texte est identifiable. 
• Une fois le texte identifié, celui-ci peut être lu et rassemblé en blocs pour être classé par le processus du data mining. Cette technologie est utile par exemple pour extraire les informations présentes dans vos documents afin de les rassembler dans des fiches synthétiques, et pour ensuite faire des recherches et des reportings sur ces informations.
• L’intelligence artificielle quant à elle est un terme très large, difficile à encadrer par une définition précise. Elle regroupe l’ensemble des mécanismes informatiques s’inspirant de l’intelligence humaine, et qui s’attachent à reproduire les activités humaines mentales de compréhension, perception et prise de décisions. Certains logiciels de gestion de contrats l’intègrent pour analyser et corriger la pertinence des classements effectués par le data mining, pour guider leurs utilisateurs dans sa pratique juridique sous forme de chatbot, de messages d’alertes…

Quels sont les enjeux actuels de l’automatisation des contrats ?

Si ces termes vous poursuivent, c’est que l’automatisation est devenue un véritable levier de productivité et de compétitivité entre les entreprises.

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Productivité des processus contractuels

Tout d’abord, automatiser la gestion de vos documents vous permet de gagner un temps précieux. Les mécanismes d’automatisation réalisent des tâches à faible valeur ajoutée pour vous, comme la saisie de données, la recherche manuelle d’informations dans vos contrats, la rédaction sur document word, l’envoi de mails, l’organisation de plannings…

Vous êtes lestés de ces missions fastidieuses et chronophages, les processus d’automatisation vous permettent de reprendre le contrôle sur vos journées de travail et de vous concentrer sur des missions d’analyse et de réflexion intellectuellement stimulantes et intéressantes.

Fiabilité juridique

Les mécanismes d’automatisation sont également des garants de l’exhaustivité et de la fiabilité de vos données juridiques. Qui n’a jamais commis une erreur d’inattention sur son clavier en reportant une information d’un document à un autre, modifiant ainsi l’information au passage ? Qui n’a jamais commis une faute de frappe dans la rédaction d’un document ? Les algorithmes, à votre service, extraient des portions de texte intégrales et exactes. Ils viennent également vous assister dans la rédaction de vos documents en détectant vos erreurs et vous proposant des substitutions. Ainsi augmenté, vous réduisez le nombre d’erreurs et d’oublis dans la saisie de vos documents et données juridiques importants.

Accessibilité de l’information

Finalement, l’automatisation vous permet de fluidifier l’ensemble de vos processus métiers et de votre communication interne et externe. Révolue l’époque des nombreux courriers postaux, des échanges de documents Word par mail, des suivis approximatifs des relances et des étapes de vos projets de contractualisation sur un document Excel. 

Vos documents sont traités et échangés plus rapidement, sur des interfaces agréables et accessibles à tous, partout, en un clic. L’état d’avancement de chacun de vos projets est analysé et mis à jour en temps réel. La communication avec vos salariés, vos prestataires et vos clients est centralisée sur un même espace. Rédaction, échanges, suggestions, commentaires, signature… Toutes les étapes de création de vos documents peuvent s’effectuer sur un document en ligne unique, l’automatisation se charge de notifier les intéressés par mail lors de chaque mise à jour !

Vous êtes à la page et pouvez vous adapter aux exigences de vos clients en termes de digitalisation. 

Quels sont les mécanismes d’automatisation des documents présents dans les solutions de gestion de contrats ? 

De plus en plus de logiciels de gestion de contrats contiennent des mécanismes d’automatisation qui accélèrent et simplifient vos actions à chaque phase d’élaboration et de suivi de vos documents juridiques, et nous vous les présentons dans la deuxième partie de cet article. 

Création de documents : du document Word à l’automatisation 

Sans automatisation, pour créer un nouveau document juridique, vous partez d’un contrat-modèle, que vous adaptez manuellement en tapant sur votre clavier les dispositions à ajouter ou modifier dans chaque clause, tout cela sur votre outil d’édition de documents bien connu : Word.

L’automatisation vous permet de limiter cette saisie manuelle en adaptant à votre place vos documents modèles en fonction de la situation spécifique que vous souhaitez encadrer juridiquement. Pour cela, plusieurs techniques existent : insertion de balises informatiques dans votre document-modèle, pré-saisie intuitive de texte, questionnaires…

Le choix d’Angelaw :

Au début de chaque contractualisation, sur notre solution de gestion de contrats tout-en-un Angelaw, vous remplissez un questionnaire rapide. Type de contrat, dates clés, type de durée… Vous répondez en sélectionnant vos réponses sur une interface intuitive ou en tapant une brève portion de texte. Le questionnaire se personnalise et les questions se précisent en fonction de vos réponses.

À la fin du questionnaire, votre contrat déjà adapté est immédiatement généré, vous n’avez plus qu’à passer en phase de négociation.

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Solutions de gestion des contrats et automatisation des échanges

Les solutions de gestion de contrats peuvent également intégrer des mécanismes d’automatisation facilitant la communication entre les parties intervenantes à un document.

Les mécanismes automatisant vos échanges peuvent être l’envoi automatique d’informations juridiques, les notifications, les workflows, la signature électronique…

Les choix d’Angelaw :

• La solution de gestion des contrats Angelaw intègre l’éditeur de documents Google Docs. Ainsi, la négociation, les commentaires et les suggestions sont tous réalisés sur une même page. La notification des parties intervenantes et le suivi de l’historique des modifications sont intégralement automatisés. Vous ne vous perdez pas en échange de mails et versions Word de documents multiples !

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L’automatisation du suivi de vos documents juridiques 

Alertes, génération de rapports visuels intelligents, classement automatique, assistance dans le pilotage de vos documents, recherche avancée et en masse… Les solutions de gestion de contrats contiennent également des mécanismes d’automatisation couplés à l’intelligence artificielle pour vous permettre de suivre les échéances de vos contrats et de contrôler la conformité de ces derniers avec la législation et la pratique.

Les choix Angelaw :

Arrivée à terme d’un contrat à renouveler, date limite de résiliation d’un contrat avant son renouvellement automatique, arrivée à terme d’une clause de non-concurrence… Pour ne louper aucune échéance clé sur vos documents juridiques, nos équipes ont intégré à notre solution de gestion de contrats un mécanisme de génération automatique d’un calendrier. Toutes les dates importantes de vos documents sont ainsi systématiquement extraites et bien visibles sur un agenda ergonomique. Avant chaque échéance, nous nous assurons que vous êtes prévenus : une double notification vous est automatiquement envoyée, sur votre espace en ligne et sur votre boîte mail

Bonus Angelaw : le Legal Checkup 

Tout au long de la vie de vos documents, vous accédez sur Angelaw à un questionnaire automatisant le pilotage de votre activité juridique. Vous choisissez une thématique, parcourez un questionnaire rapide, et nos mécanismes d’automatisation couplés à l’intelligence artificielle analysent la situation et identifient les éventuelles zones de risque. Nous générons immédiatement pour vous une “to do” listant les actions à réaliser pour vous conformer aux exigences en vigueur.

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